หน้าที่ของ Call Center และแนวทางที่ควรปฏิบัติต่อลูกค้าที่กำลังมีอารมณ์โกรธ

มีหลากหลาย วิธีในการปฏิบัติต่อลูกค้าที่กำลังมีอารมณ์โกรธ สำหรับบทความนี้ เป็นแนวทางหนึ่ง ที่ Agent สามารถนำไปปรับใช้ ในขณะให้บริการลูกค้าได้

1.    Agent จะต้องเป็นผู้รับฟังที่ดี  อดทนในการฟังอย่างใจเย็น  เข้าใจและเห็นใจ
2.    ตั้งสติ และควบคุมอารมณ์ของตนเอง ให้สงบให้ได้ก่อน แล้วจะทำให้สามารถมองเห็นวิธีการในการปฏิบัติต่อลูกค้าให้ลดความโกรธลงได้
3.    ห้ามโต้แย้ง เถียง หรือปฏิเสธ แต่ต้องกล่าวแสดงความเห็นใจ เพื่อให้ลูกค้าทราบว่า เรากำลังตั้งใจฟังและพร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือตลอดเวลา
4.    กรณีที่สาเหตุของความโกรธเป็นเหตุการณ์ที่ยังไม่สิ้นสุด ให้พยายามชี้แจงข้อขัดข้อง และแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้าที่จะพึงกระทำได้  เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาโดยไม่รีรอ  หากต้องใช้เวลา ให้แจ้งลูกค้าถึงขั้นตอนในความพยายามที่จะเร่งให้ความช่วยเหลือ  และอย่าลืมขอหมายเลขโทรศัพท์ที่จะสะดวกในการติดต่อกลับ
5.    กรณีที่สาเหตุของความโกรธ  เป็นเหตุการณ์ที่ผ่านไปแล้ว ให้อดทนรับฟัง หรือขออภัยในความผิดพลาดที่เกิดขึ้น พร้อมกับแจ้งให้ทราบถึงแนวทางปฏิบัติที่จะป้องกันมิให้เกิดปัญหาขึ้นอีกใน ครั้งต่อไป
6.    พยายามสังเกตอารมณ์ลูกค้า และระมัดระวังไม่ใช้ถ้อยคำที่จะทำให้อารมณ์โกรธทวีความรุนแรงขึ้น 



บทความ :
Thailand Call Center Academy
คู่มือ Contact Center & Management

หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง :
- หลักสูตร เทคนิคการสื่อสารประสานงาน และรับเรื่องร้องเรียนลูกค้าทางโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ article
(Professional Complaint Handling & Communication Technique)

- หลักสูตร ทักษะการรับมือ และจัดการเรื่องร้องเรียนของลูกค้าขั้นวิกฤติ..ในสภาวการณ์ที่ยุ่งยาก article
(Crisis Complaint Management with Difficult Situation & People)

- หลักสูตร Social Media : เทคนิคการสื่อสารและการเขียน-ตอบผ่านทาง Social Media (Line & Facebook)
(Professional Communication On Social Media) 


Update :
Thursday, 28 March 2019